8 frases sencillas que mejorarán tu servicio de atención al cliente

¿Y si pudieras mejorar tu servicio de atención al cliente añadiendo algunas frases a tu vocabulario?

Cuando los clientes te llaman, a menudo es porque se enfrentan a problemas molestos. Lo que les digas durante la conversación es tan importante como la forma en que resuelvas su problema.

¿Estás preparado para llevar tu servicio de atención al cliente al siguiente nivel? Sigue leyendo para descubrir algunas frases sencillas que transformarán tu forma de atender a los clientes que llaman.

1. «¡Gracias por contactarnos!»

No puedes controlar si los clientes están enfadados o frustrados cuando llaman a tu empresa. Sin embargo, puedes iniciar la conversación con el pie derecho agradeciendo al cliente que se haya puesto en contacto contigo.

Si el cliente ya está enfadado, darle las gracias de inmediato puede ser una forma de suavizar las cosas. Así evitarás que la conversación se transforme en algo desagradable.

Además, esta frase recuerda a los clientes que les agradeces su tiempo y su confianza.

2. «¡Encantado de ayudar!»

Cuando los clientes acuden a ti con un problema específico, a veces quieren algo más que una solución. También quieren saber que te preocupas por ese problema tanto como ellos.

Una forma de transmitir esto a los clientes es diciéndoles que estás «encantado de ayudarles» con su problema concreto. Esto demuestra tu compromiso de ayudar y puede tranquilizarlos.

Algunos clientes pueden dudar en contarte sus problemas. Cuando se dan cuenta de que estás encantado de ayudarles, es más probable que se abran a ti.

3. «Gracias por informarnos esta situación»

Nunca se sabe lo que el cliente está pensando sobre su experiencia en el servicio de atención al cliente. Por ejemplo, cuando los clientes llaman con problemas, pueden estar imaginando que te molestará escuchar lo que tienen que decir. Otros clientes pueden estar esperando que la molestia se convierta en un gran conflicto por teléfono.

Por lo tanto, cuando los clientes pongan sobre la mesa un problema, una de las mejores cosas que puedes hacer es darles las gracias por informarte sobre esa situación. Esto hace que el cliente se sienta valorado por informar de un problema, y la frase puede hacer que piense mejor de tu empresa.

Hablando de la empresa, este es el tipo de frase que al equipo directivo también le gusta oír. Para que cualquier empresa tenga éxito, es importante transformar los obstáculos en oportunidades, lo que incluye aprender más sobre los problemas molestos.

4. «Yo también me sentiría frustrado»

En la atención al cliente, un poco de empatía puede hacer la diferencia. Así que cuando los clientes te expresen sus frustraciones, es bueno decirles que si tú estuvieras en su lugar, también te sentirías frustrado.

Esta sencilla frase puede aliviar la tensión cuando un cliente ya está frustrado y enfadado. Expresar que tú te sentirías igual ayuda a validar los sentimientos del cliente al respecto.

Además, esta empatía te ayuda a parecer más auténtico, lo que es importante para cualquier interacción de atención al cliente.

5. «Por mucho que me gustaría ayudar…»

El servicio de atención al cliente sería muy fácil si siempre se pudiera decir a los clientes que sí. Sin embargo, en algunos casos la respuesta va a ser no. Este es uno de esos casos en los que la forma de decirlo es tan importante como lo que se dice.

Por ejemplo, si le dices simplemente que no, el cliente puede pensar que estás siendo demasiado directo. En algunos casos, incluso puede pensar que te está mostrando grosero.

Si precedes la mala noticia con frases como «Por mucho que me gustaría ayudar», puedes mostrar y expresar simpatía. Lo ideal es acompañar la mala noticia con algo positivo (como alternativas que tu empresa puede tomar en nombre del cliente).

6. «¿Podría por favor decirme más sobre eso?»

A veces, el servicio de atención al cliente en un call center parece una paradoja. Esto se debe a que, para resolver los problemas de los clientes, es necesario disponer de toda la información posible. Pero cuando los clientes están enfadados o frustrados, es mucho menos probable que te digan todo lo que necesitas saber.

Por eso es bueno preguntar amablemente «¿Podría por favor decirme más sobre eso?» cuando los clientes no son del todo comunicativos. Decir «por favor» puede ayudar a calmar su enfado, y la pregunta ayuda a volver a centrar a los clientes. Ahora es más probable que te ayuden a ti en lugar de descargar su ira contra ti. De este modo, es mucho menos probable que tenga que coger la bola del estrés que tiene sobre la mesa.

7. «No estoy seguro, ¡pero voy a averiguarlo por usted!»

Ser honesto y auténtico es un aspecto fundamental del servicio al cliente. Esto significa que cuando un cliente hace una pregunta y no sabes la respuesta, también debes ser honesto al respecto.

Si te limitas a decir «no lo sé», puedes hacer que el cliente pierda la confianza en ti y, tal vez, en tu empresa. En lugar de eso, dile al cliente que no estás seguro, pero que te comprometes a averiguarlo. Esto te permite ser honesto acerca de no saber la respuesta, mientras que muestras al cliente que no te detendrás hasta que tengas todo resuelto. Esto ayuda a restaurar la confianza del cliente y fomentar su lealtad.

8. «Gracias por ser nuestro cliente»

Antes hemos hablado de la importancia de decir a los clientes desde el principio «Gracias por contactarnos». Al finalizar una llamada de atención al cliente, es igual de importante dar las gracias a los interlocutores por ser clientes.

Esto ayuda a terminar la conversación con una nota de gratitud. El cliente en cuestión recordará lo mucho que tú y tu empresa se preocupan por sus clientes. No sólo es más probable que ese cliente siga haciendo negocios contigo, sino que puede convertirse en un «embajador de la marca» de tu empresa.

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